La gestió de públics: Riscos i reptes de la no gestió de públics.

Els esdeveniments culturals i socials, siguin d'interior o exterior, impliquen una planificació integral per garantir la seguretat, el benestar dels assistents, i l'eficàcia organitzativa. La gestió adequada dels públics i dels aspectes associats, com els residus, la informació, l'accessibilitat, la senyalització, la prevenció davant condicions meteorològiques, la venda d'entrades, gestió d'accés o la gestió de dades, és clau per assegurar una experiència positiva i evitar riscos. Amb aquest article repassam els riscos associats a una deficient gestió en cadascun d'aquests àmbits i ofereix recomanacions per millorar l'organització i la seguretat en aquests esdeveniments.

La manca de protocols de gestió tant en esdeveniments de gran aforament com en aquells de menor format pot ocasionar problemes o desgracies. Els esdeveniments massius requereixen control de fluxos, mentre que els esdeveniments petits també poden patir problemes com incomoditat o inseguretat per l'excés de persones en espais limitats. Per tant tot esdeveniment públic ha de comptar amb un disseny i protocol per gestionar les persones. L'accessibilitat per a persones amb discapacitat és un component essencial, no comptar amb protocols i infraestructures per a l'accés i la mobilitat dificulta la inclusió i la igualtat de condicions per als assistents amb discapacitat. Això inclou rampes, espais reservats i altres elements que asseguren l'accessibilitat. Els agents que per exemple volem organitzar un esdeveniment a l'exterior hem de comptar amb un projecte d'un enginyer industrial, hi ha de ser validat pel municipi on es preveu fer-lo. Tot segons els requeriments de la llei 7/2013 i 6/2019 de les Illes Balears. Tal com indiquen aquestes lleis, les administracions estan exemptes de complir-la, però baix el nostre entendre aquest fet, en molts de casos poden ocasionar riscos, mala gestió, mal servei i crear una dinàmica de comportaments socials poc proactiva.

La gestió de residus és fonamental per a la sostenibilitat dels esdeveniments i per reduir l'impacte mediambiental. No comptar amb protocols adequats en la recollida de residus, separació de materials reciclables i disponibilitat de contenidors implica un risc de contaminació ambiental i un cost afegit de neteja.
L'absència de criteris unificats de normativa i processos en la venda d'entrades, com horaris, preus, accés, genera confusió entre els assistents i complica l'organització. Utilitzar plataformes de venda d'entrades que proporcionin flexibilitat, transparència i registre adequat dels assistents per complir amb els aforaments, ajuda a controlar la gestió. Incloure opcions de venda en línia i a taquilla per diversificar les formes de pagament i millorar l'experiència de l'usuari, és imprescindible.
Es tracta d'un servei a les persones, per tant, no s'entendria, no s'entén que es gestionin esdeveniment o equipament sense atendre a la gran diversitat de perfils de persones, amb un servei professional i proper.

La senyalització és essencial per garantir la seguretat i l'orientació dels assistents. Sense senyals adequats, per localitzar serveis essencials com els lavabos o les sortides d'emergència, els públics generen interrogants, complica els desplaçaments o embussos.
Els esdeveniments a l'aire lliure depenen de les condicions meteorològiques, i la falta de previsió pot suposar problemes per a la seguretat dels assistents i la integritat de les persones. Factors com la pluja, el vent o les altes temperatures requereixen mesures preventives. Tenint en compte les previsions meteorològiques es pot advertir als públics amb antelació, per diferents vies, com correu electrònic a les persones que han adquirit el tiquet, xarxes socials o webs. L'anul·lació, preveure l'aparcament, l'accés als equipaments en temps... són continguts que es poden informar als públics.
La definició dels drets i deures dels assistents és fonamental per garantir una experiència segura i respectuosa. La manca de comunicació d'aquestes normes pot portar a comportaments indeguts, accidents i problemes logístics durant l'esdeveniment.
La coordinació entre els diferents actors (firaires, artistes, equipaments, treballadors, administracions...) és essencial per garantir una gestió òptima i evitar desajustos en la planificació. La manca de comunicació entre aquests elements pot dificultar la preparació logística i tècnica de l'esdeveniment.

Per tant, la gestió integral d'un esdeveniment implica molt més que la simple organització d'aforament o logística de públics. Cal tenir en compte tots els aspectes que afecten l'experiència i la seguretat dels assistents, com ara la gestió de residus, l'accessibilitat, la informació, la venda d'entrades, els drets i deures dels públics, i la prevenció davant factors meteorològics. A més, la coordinació amb tots els actors és clau per mantenir la coherència en les normes i la logística.
Un sistema de gestió ben estructurat que contempli aquestes mesures no només preveu riscos i accidents, sinó que també millora l'experiència dels assistents i optimitza els recursos de l'organització, contribuint a la sostenibilitat de les activitats culturals i socials.
La gestió de públics integrada i assumida en normalitat dins la gestió general dels equipaments, els esdeveniments i les administracions hauria de ser un acte de responsabilitat i de visió estratègica. Les accions en gestió de públics desenvolupades diàriament, en els diferents esdeveniments on hi ha acumulació de persones, coordinades amb els centres escolars, pot esdevenir una educació i formació de comportament, de coordinació, de valors... que serveixen per a una millor convivència.

DAU produccions, fa més de deu anys que estem reivindicant la necessitat d'abordar l'organització d'esdeveniments de manera professional, per diferents motius: per seguretat, per dignitat, per fer valer els continguts socials i culturals de Menorca, per donar un servei a les persones proporcionat i adequat.

Siscu Riudavets

Data de publicació: 1 de novembre de 2024